Besteht bei einem Mieter Anspruch auf die Rückerstattung von Nebenkosten, so muss der Vermieter den Betrag grundsätzlich sofort zurückzahlen. Laut dem Deutschen Mieterbund in Berlin sollte man dem Vermieter aber eine Karenzzeit von ca. ein bis zwei Wochen nach Abrechnung einräumen. Im umgekehrten Fall besteht aber ebenfalls eine sofortige Rückzahlungspflicht. So müssen Mieter, die noch offene Nachzahlungen bei ihrem Vermieter haben, ebenfalls diese Nachzahlungen sofort begleichen. Diese Abrechnungen müssen stets ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes vorgelegt werden. In den meisten Fällen wird das Kalenderjahr als relevanter Zeitraum herangezogen.
So informiert der Mieterbund darüber, dass bei Rückzahlungsverzug des Vermieters, der Mieter erwägen könne, seine Nebenkostenvorauszahlungen vorübergehend einzustellen. Jedoch rät der DMB dazu diese Absicht dem Vermieter per Brief schriftlich mitzuteilen. Ist ein Mieter zum Abrechnungszeitraum bereits ausgezogen, hat er viel Zeit, dass zu viel gezahlte Geld einzufordern: Sein Anspruch gegenüber dem Vermieter verjährt erst nach drei Jahren.
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